اتوماسیون اداری/پایان نامه سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات

اتوماسیون اداری و فناوری اطلاعات و ارتباطات

اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فن اوری اطلاعات IT به بروکراسی اداری است، ایده ای نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی‌رسد (رحیمی کیا و همکاران،1390). اتوماسیون اداری ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل امور مرتبط با فعالیت‌های اداری می‌باشد که دارای مزایایی از قبیل پشتیبانی از اهداف و رسالت‌های سازمان، افزایش بهره‌وری، افزایش سود اوری، بهینه سازی کارکنان، بهبود سرعت که منجر به بازده در اداره می‌شود(شیخ بکلو،1391). استفاده از سیستم اتوماسیون اداری علاوه بر اینکه باعث افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت و یا نیروی کار می‌شود باعث کنترل بهتر و سازماندهی بهتر پرسنل شده و با افزایش اثربخشی کارکنان در انجام یک سری کار خاص، رضایت شغلی آن‌ها را افزایش می دهد. از سوی دیگر به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت بیشتر مشتری را نیز به ارمغان می آورد (رحیمی کیا و همکاران،1390). بررسی‌ها نشان داده بین سرمایه گذاری و تکنولوژی اطلاعات یا سیستمهای اتوماسیون اداری وبازده موسسات و بهره‌وری نیروی انسانی ارتباط دوسویه مثبتی وجود دارد. تکنولوژی اطلاعات منجر به افزایش توانایی سازمان‌ها و در نتیجه، افزایش تنوع محصولات و بهبود کیفیت و جلب رضایت مشتری می‌گردد (توربن[1]، 2004).

در زمینه ارزیابی تاثیر به کارگیری سیستم‌های اتوماسیون اداری بر متغیرهای اقتصادی بنگاه‌ها و سازمان‌های دولتی و خصوصی، مطالعات بسیار اندکی صورت گرفته است، این در حالی است که در کشورهای مختلف جهان از جمله ایران، مطالعات بسیاری در زمینه تاثیرات فناوری اطلاعات (IT) و فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) بر متغیرهای اقتصادی نظیر بهره‌وری، رشد اقتصادی و غیره در سطوح مختلف فعالیتی به ویژه در سطح کلان، انجام گرفته است(نوروزیان قره تکان و همکاران،1390). محیط پر رقابت کسب و کار و دگرگونی‌های آن در دهه 1960 و نیز جهانی شدن اقتصاد و تبدیل سیستم‌های اقتصادی و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی بر پایه دانش و اطلاعات، لزوم توجه به سیستم‌های اطلاعاتی را مضاعف ساخت. به همین جهت از دهه 60 میلادی، استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری که نوع خاصی از سیستم‌های اطلاعاتی هستند، روز به روز اهمیت بیشتری یافت(یزدانی و همکاران،1389). بخشی از عمده‌ترین اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مکاتبات داخلی و خارجی سازمان صورت می‌گیرد و نرم افزارهای اتوماسیون به گونه­ای طراحی و تولید گردیده‌اند تا بتوانند تمام نیازهای سازمان را تامین کرده و لذا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات تولید کنند. امروزه کامپیوترها در زمینه های بسیاری از جهت سرعت و دقت از انسان‌ها پیشی گرفته‌اند ان‌ها می‌توانند مسایل ساده و تکراری را به سرعت و با حوصله حل کنند ومحاسبات پیچیده را انجام دهند. اتوماسیون اداری مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می‌شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است (شیخ بکلو،1391).

به کارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) در کشور امریکا طی دوره 95-1973، منجر به 4/1 درصد رشد بهره‌وری نیروی کار شده است. در کشور انگلستان، تعمیق سرمایه مربوط به فناوری اطلاعات و ارتباطات و رشد بهره‌وری کل عوامل تولید این نوع فناوری‌ها طی سال‌های پایانی دهه 1990، منجر به رشد بهره‌وری نیروی کار در این کشور شده است. فناوری اطلاعات و ارتباطات به طور قوی بهره‌وری کار را در کشورهای اروپای شرقی و مرکزی افزایش داده و بیشترین تاثیر را بر همگرایی کشورها در دهه 1990 داشته است (نوروزیان قره تکان،1390). در مجموع می توان دریافت که اتوماسیون اداری، از طریق راه حلهای مکانیزه به گردش مکاتبات و ارتباطات سازمان سرعت بخشیده و مدیریت بر گردش کارها را میسر می‌سازد و بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید، جهت صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از امکانات موجود در سازمان است. این موضوع باعث ارتقای بهره وری سازمان شده و به تبع آن کارایی و اثربخشی آن را افزایش می دهد.

 

[1] Turban

این نوشته در مقالات و پایان نامه ها ارسال شده است. افزودن پیوند یکتا به علاقه‌مندی‌ها.